賃貸物件を解約する場合、契約者ご本人が解約手続きをおこなうのが基本ですが、入院などのやむを得ない事情であれば代理人を立てて手続きをおこなうこともできます。
しかし、代理人の方に解約を依頼するとトラブルが起こるリスクもあるため、どのような点に注意が必要かをあらかじめ把握しておきましょう。
この記事では、代理人の方が賃貸物件を解約可能かどうかや解約時の流れ、代理人の方が解約手続きをおこなう際の注意点をご紹介します。
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賃貸物件を代理人が解約することは可能？
賃貸物件の解約は契約者ご本人がおこなうのが基本であり、代理人の方による解約は原則できません。
しかし、ケースによっては代理人の方による解約が認められることもあります。
まずは、賃貸物件の解約手続きを代理人の方ができるかどうか、どのような場合であればできるかについて解説します。
代理人による解約は原則としてできない
前述のとおり、代理人の方による賃貸物件の解約は原則不可能です。
賃貸物件を解約する場合、契約者ご本人から退去の意思を確認してから解約手続きに移りたいと管理会社が考えるからです。
そのため、契約者ご本人以外が解約手続きをおこなうことは原則認められていません。
たとえ同居人であっても解約手続きを代わりにおこなうことはできず、契約者ご本人が解約手続きをする必要があります。
学生の方が親御さんの名義で借りている賃貸物件を解約する際にも、住んでいるご本人でなく名義人である親御さんが解約手続きをしなければなりません。
代理人による解約が認められるケース
契約者ご本人が解約手続きをするのが難しい場合、管理会社から許可を得られれば代理人の方でも解約手続きができます。
どのようなケースであれば認められるかは管理会社によっても異なりますが、契約者ご本人の入院や失踪などやむを得ないケースであれば許可される可能性が高いです。
契約者ご本人が遠方に住んでいるケースであれば、解約に必要な通知書を郵送して記入してもらえれば手続きができる場合もあります。
失踪など同居人の許可が得られない状況で解約手続きを進めたい場合は、管理会社に解約したい旨を伝えたうえで相談すると良いでしょう。
いずれの場合も、代理人の方が解約手続きをしたいのであれば、まずは管理会社に相談することをおすすめします。
代理人の方が解約手続きをおこなう場合は、委任状と代理人の方の身分証が必要です。
委任状は管理会社が用意していることが多いため、解約の意思を伝える際に委任状の発行を依頼するとスムーズです。
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賃貸物件を代理人の方が解約する際の流れ
代理人の方が賃貸物件を解約する場合、契約者本人が解約するときとは手順が異なる部分があります。
トラブルを防止するためにも、手続きの流れを把握しておきましょう。
管理会社に連絡する
管理会社に連絡して、代理人の方による解約手続きが可能かどうかを確認しましょう。
最初の連絡は電話で問題ありません。
連絡した際に、なぜ契約者ご本人が解約手続きをおこなえないのかを説明しましょう。
管理会社がやむを得ない事情だと判断した場合、代理人の方による解約手続きが許可されます。
解約届と委任状の提出
管理会社から許可が得られたら、解約届を提出しましょう。
解約届を書面で提出する必要がある会社であれば、解約届は契約書に添付されていることや管理会社から取り寄せることが多いです。
解約届に必要事項が記入出来たら、管理会社に返送します。
委任状を取り寄せていた場合、解約届と合わせて委任状も一緒に返送しましょう。
退去日の決定
管理会社と話し合い、退去日を決定します。
退去日を決める際には、電話やメールなどで担当者と話し合うのが一般的です。
土曜日や日曜日は内見を希望する人が多く、管理会社の担当者が忙しいためなかなか立ち会いができないおそれがあります。
退去日を土曜日や日曜日に設定したい場合は、なるべく早めに退去日の話し合いをすると良いでしょう。
平日であれば週末ほど忙しくないのが一般的なので、予約がスムーズに取れるケースが多いです。
物件の明け渡し
退去日当日になったら、予約した時間に賃貸物件へ向かいます。
代理人の方が物件の明け渡しをおこなう場合、以下の持ち物を忘れずに用意しましょう。
●退去立ち会いに関する委任状
●代理人の方の顔写真が付いた身分証
●賃貸物件の契約書
●契約者ご本人から預かった鍵
現地で管理会社の担当者と合流したら、まずは委任状と身分証を提出します。
委任状は解約届の提出と物件の明け渡しで別になっているケースが多いため、すでに解約届の提出時に送付している場合でも別途用意が必要です。
本人確認が済んだら、管理会社の担当者と一緒に室内の傷や汚れなどの状況を確認し、入居者の方が負担する項目を決定します。
敷金のトラブルを防ぐためにも、管理会社の立ち会いチェック時にはなるべく現地にいるようにしましょう。
確認が済んだら契約者ご本人が持っていた鍵をすべて返却し、賃貸物件の明け渡しは完了です。
その後、敷金から原状回復やハウスクリーニングにかかった費用を差し引いた金額が契約者ご本人の口座に振り込まれます。
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賃貸物件の解約を代理人の方がおこなう際の注意点
賃貸物件の解約を代理人の方がおこなう際には、一般的な解約手続きにおける注意点にくわえ代理人ならではの注意点も存在します。
代理人の方が承諾した内容の変更は不可能
賃貸物件の解約を代理人の方がおこなう場合、代理人の方が承諾した内容は後から変更できないため注意が必要です。
したがって、代理人の方が承諾した内容を契約者ご本人が取り消したり変更したりしたいと思っても、取り消しや変更は認められません。
その理由として、代理人の方は契約者ご本人と同じ権限を持つ方であることが挙げられます。
代理人の方がすでに解約日を決定している場合、その解約日の変更もできません。
新居が見つかっていないため住む場所がないなどのやむを得ない理由があっても、解約日を遅らせることは不可能です。
トラブルを防ぐためにも、代理人の方に賃貸物件の解約を依頼する際には、解約手続きを安心して任せられる方に依頼しましょう。
解約日などのスケジュール決めや鍵の受け取りなど、契約者ご本人としっかりとコミュニケーションをとって手続きを進めることも重要です。
解約日当日に請求書へのサインをしない
賃貸物件の解約を代理人の方がおこなう場合、解約日当日に管理会社から提示された請求書にサインをするのはやめましょう。
請求書の内容は、解約日当日には確定しておらず、正確な金額になっていないケースがあるからです。
賃貸物件からの退去にかかる費用は、物件を明け渡してから1週間ほど経過してから確定するのが一般的です。
そのため、解約日当日にその場でサインしてしまうと、まだ確定していない費用で承諾したとみなされてしまいます。
前述のとおり、代理人の方が承諾した内容は変更や取り消しができないため、請求書にサインしてしまうと取り消しができなくなります。
当日に請求書を提示されたら、サインをせず明細を受け取るだけにとどめ、後日にメールなどで請求書のデータを送ってもらうと良いでしょう。
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まとめ
賃貸物件の解約は契約者ご本人がおこなうのが原則ですが、入院などのやむを得ない事情がある場合は代理人の方による解約手続きが許可されるケースもあります。
代理人の方による解約には管理会社の許可が必要なので、契約者ご本人による解約が難しい場合、まずは管理会社に相談してみましょう。
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