住みたいお部屋が見つかったら、次はいよいよ契約です。
賃貸借契約ではいくつかの書類の提出が必要になることをご存じですか？
契約までスムーズにおこなうには、事前の準備が大切です。
この記事では提出を求められる書類について、必要な理由や発行手順などをご紹介しますので参考にしてください。
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契約する際に、印鑑証明書が必要になる場合があります。
連帯保証人の証明として、実印と印鑑証明書が求められるのです。
契約者本人は認印で良いのが一般的ですが、連帯保証人は契約の場にいないことがほとんどなので、より強い信ぴょう性が必要というわけです。
実印の押印のみだと、あとから自分の意思によるものではない、保証人になったつもりはないなどと言い、責任を逃れようとするおそれもあります。
しかし、印鑑証明書と実印がセットになっていることにより、本人の意思によるものだとしっかり証明されるので、貸主にとっては安心材料のひとつとなるでしょう。
では印鑑証明書とはどういうものかや、入手方法についてもご説明していきます。
印鑑証明書とは
よく「印鑑証明」とも呼ばれますが、正式には「印鑑登録証明書」と言います。
登録されている印鑑が間違いなく本人のものであると証明する書類です。
車や家を購入するとき、ローンを組むときなどの大事な契約のときに必要になり、日常生活において頻繁に求められるものではありません。
実印による押印に印鑑証明書を添付することで、確かに本人の意思によるものであるという証明になります。
賃貸物件の契約時においては、入居者が家賃を滞納したりトラブルを起こしたりした場合に、確実に連帯保証人へ請求をおこなえるようになります。
もし印鑑証明書が提出できないなどの理由で、連帯保証人をたてることができない場合には、保証会社を利用する方法もあるので不動産会社に問い合わせましょう。
印鑑証明書の発行手順
住民登録をしている自治体の役所で印鑑登録をすると、証明書を取得できるようになります。
住民登録をしている15歳以上の、成年被後見人でない人が対象です。
印鑑登録をすると印鑑登録証というカードが発行されますので、本人確認書類と合わせて役所などに持参し、発行の申請をします。
連帯保証人の印鑑証明では、お住まいが遠方であったり多忙で取得に時間がかかったりすることも考えられます。
なるべく早めに連絡を取り合って、取得してもらうようにすると良いでしょう。
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賃貸借契約の必要書類で戸籍謄本を求められたら
賃貸物件の契約時にはさまざまな書類が必要になりますが、なかには戸籍謄本を求められる場合もあります。
現在では戸籍謄本が必要になるケースは少なくなっていますが、まれに提出を求める家主や不動産会社も存在するので参考にしてください。
戸籍謄本とは
戸籍謄本には本籍地のみならず、生まれたときからの記録がすべて記載されています。
発行する手順は、本籍地のある役所に出向き、窓口にて本人確認書類とともに申請手続きをおこないます。
ほかにも、郵送での取り寄せ申請やコンビニで発行する方法もあるので自治体のホームページで確認すると良いでしょう。
賃貸の契約に戸籍謄本は必要でない？
発行した戸籍謄本は取り扱いに注意が必要で、大変重要な書類です。
記載されている情報をもとに身辺調査がおこなわれたり、生まれた場所によってさまざまな差別的な扱いを受けたりする可能性もあります。
身近に聞くことはなくても、実際には戸籍から出身があきらかになり、住まいや就職、結婚などで差別を受けている方が存在します。
そのような人権侵害はあってはならないことです。
必ずしも必要でない場合には提出を拒否するという選択肢もあります。
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賃貸借契約の必要書類で住民票を求められたら
住民票は不動産会社から提出を求められる書類のひとつです。
本人確認書類として運転免許証や保険証のコピーを提出する場合が多いでしょう。
さらに住民票まで提出の必要があるのか疑問に思われるかもしれません。
これは、家主側からみた入居者の身元確認をより明確におこなうためで、入居審査に影響する重要な項目です。
なりすまし契約などのリスク回避のためにも、身分証のコピーと住民票を照らし合わせて確認します。
住民票とは
正確には「住民票の写し」と言い、役所に登録されている住民票の原本を写したものになります。
ただし、住民票の写しには種類があり注意が必要です。
発行するために窓口に行くと、「世帯全員の写し」か「世帯一部の写し」か、どちらが必要かを問われます。
結論から言うと、入居予定の全員分が必要です。
ファミリーで入居する場合には、世帯全員の住所や氏名、続柄が記載されているものが必要なので、世帯全員の写しです。
一方、シングルで入居する場合には世帯一部の写しで良いでしょう。
確認が必要なのは本人の住所や氏名のみだからです。
同棲カップルやルームシェアで入居する場合には、それぞれの住民票が必要になる場合があるので確認してみましょう。
そのほかの記載事項についての注意点としては、マイナンバーがあります。
住民票にマイナンバーを記載することも可能ですが、賃貸借契約においては必要ありません。
マイナンバーは重要な個人情報に紐付いているため、慎重な取り扱いが必要になります。
そのため、不動産会社はマイナンバーが記載されている住民票だと受け取ることができない場合が多いです。
取得する際にはマイナンバーの記載がないものにしてください。
本人が発行する手順
住民票は住所地の役所で取得できます。
本人確認のため、運転免許証やパスポート、マイナンバーカードなどの写真付き身分証明書が必要です。
ほかにも、写真付きの住民基本台帳カードや在留カード、特別永住者証明書（外国人登録証明書）のいずれかでも本人確認が可能です。
では、本人が仕事で忙しいなどの事情で窓口に出向くことができない場合には、どのような方法があるのでしょうか。
代理人が取得する
代理人に頼む場合には、窓口に来た人の本人確認書類の他に委任状も必要になります。
委任状の様式に決まりはありませんが、自治体のホームページからテンプレートをダウンロードして作成すると良いでしょう。
ただし、同一世帯の人が請求する場合には委任状は不要です。
夜間に取得する
役所の窓口に出向くには、平日の昼間に時間を作る必要があります。
しかし、学校や仕事で忙しいなどの場合には夜間窓口を利用する方法もあります。
電話などで事前に予約しておくと、夜間に住民票の受け取りができるので便利です。
ただし、役所によって運用方法に違いがあるので、問い合わせてみると良いでしょう。
郵送で取得する
住民票は郵送で請求し、取得することもできます。
請求用紙に必要事項を記入し、手数料分の定額小為替と切手を張った返信用封筒、本人確認書類のコピーなどを添えて郵送で申請します。
窓口に出向くことなく自宅で住民票を受け取れるので大変便利ですが、取り寄せにはある程度の日数を要することから注意が必要です。
賃貸借契約の日までに余裕をもって手続きするようにしましょう。
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まとめ
賃貸物件を契約する際にはいくつかの必要書類の提出が求められます。
なかには連帯保証人に関するものもあるので、はやめに準備を始めると良いでしょう。
代理での申請や郵送してもらう方法もあり、自身の都合に合わせて活用してください。
この記事が、スムーズな賃貸借契約のお手伝いになれば幸いです。
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